Principais dilemas do auditor interno

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Principais dilemas do auditor interno*

Em novembro de 2023, o IIA Brasil publicou um texto** interessante que resume os principais dilemas enfrentados pelos auditores internos no desempenho de suas funções. Esses dilemas, que podem se tornar obstáculos ou entraves, estão relacionados à natureza sensível e vital do papel da auditoria interna dentro da organização. Como as responsabilidades desse órgão abrangem uma série de fatores organizacionais complexos, a experiência tem mostrado que quem exerce essa função enfrenta inúmeros desafios. A seguir, apresentaremos, resumidamente, esses dilemas.

Independência X Pressão Interna: Manter a independência enquanto trabalham dentro da organização é um dos maiores desafios enfrentados pelos auditores internos. Eles podem sofrer pressões para não relatar problemas, especialmente quando esses problemas envolvem níveis hierárquicos mais elevados. Algumas sugestões sobre como os auditores internos podem enfrentar este dilema:

·         fortalecer o apoio da alta administração e do conselho, de forma a garantir que a auditoria interna tenha o respaldo direto do conselho de administração e da alta direção;

·         estabelecer canais de comunicação clara e transparente diretos e confidenciais com o conselho ou o comitê de auditoria;

·         documentação rigorosa, mantendo registros detalhados de todas as auditorias realizadas, incluindo as decisões tomadas e as pressões enfrentadas, pode proteger o auditor e fornecer evidências em caso de questionamentos posteriores;

·         treinamento contínuo em ética e conformidade, para reforçar a importância da independência e ajudar os auditores a desenvolver habilidades para lidar com pressões internas de maneira eficaz;

·         recomendar o estabelecimento de políticas de não-retaliação para a organização, para garantir que os auditores internos (e qualquer outro profissional da empresa) possam relatar problemas sem medo de represálias;

·         fomentar uma cultura organizacional de integridade, que valorize a transparência, a ética e a responsabilidade em todos os níveis da organização.

Confidencialidade X Transparência: No exercício de suas funções, o auditor interno tem acesso a informações sensíveis da organização e manter a confidencialidade dessas informações é essencial. No entanto, também é fundamental relatar não conformidades relevantes à alta administração, o que pode gerar um dilema quando informações confidenciais estão envolvidas. Como enfrentar isto:

·         estabelecer uma política clara de classificação de informações, que defina quais dados são confidenciais e o nível de sigilo necessário. Isso permite que o auditor interno saiba exatamente como tratar diferentes tipos de informações;

·         relatórios segmentados, onde informações altamente confidenciais são compartilhadas apenas com aqueles que realmente precisam saber, como membros do conselho ou do comitê de auditoria;

·         acordos de confidencialidade, para garantir que os membros da alta administração e outros destinatários de relatórios de auditoria estejam vinculados por acordos de confidencialidade específicos, para assegurar que as informações sensíveis sejam tratadas com o devido cuidado mesmo após o reporte;

·         consulta ao comitê de auditoria antes de divulgar informações confidenciais para obter orientações sobre como proceder, garantindo que a transparência necessária seja mantida sem comprometer a confidencialidade;

·         utilização de tecnologias de segurança, que permitem o compartilhamento seguro de informações sensíveis, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a dados confidenciais;

·         treinamento em ética e conformidade, para todos os envolvidos no fluxo de informação, de forma a destacar a importância da confidencialidade e transparência para todos os envolvidos, garantindo que todos entendam as implicações de compartilhar ou reter informações.

Relacionamento com a Gestão: os auditores internos devem manter um relacionamento profissional e respeitoso com a alta administração, o que pode ser desafiador, especialmente quando identificam problemas que podem refletir negativamente nos controles implementados pela gestão. Aqui estão algumas sugestões para lidar com o dilema do relacionamento com a gestão:

·         comunicação assertiva e diplomática, desenvolvendo habilidades de comunicação de forma que, ao apresentar descobertas, seja claro e objetivo, mas também sensível à forma como as informações são transmitidas, evitando que a mensagem seja percebida como uma crítica pessoal;

·         foco em soluções ao relatar problemas, ou seja, devem não apenas apontar falhas, mas também sugerir soluções construtivas, demonstrando o compromisso com o fortalecimento dos controles da organização e ajudando a gestão a ver o auditor como um parceiro em vez de um adversário;

·         estabelecimento de expectativas claras desde o início do processo de auditoria é muito importante para ajudar a reduzir mal-entendidos. Isso inclui comunicar à gestão que o objetivo da auditoria é fortalecer a organização e que identificar problemas faz parte desse processo;

·         construção de confiança com a gestão, por meio de interações regulares e transparentes, de forma a facilitar a aceitação de feedbacks negativos;

·         separação entre o papel do auditor e da gestão, reforçando que o papel do auditor é avaliar processos e controles e não julgar indivíduos ou setores, como forma de ajudar a minimizar o impacto emocional das auditorias.

·         formação contínua em gestão de relacionamentos, proporcionando aos auditores internos treinamento contínuo em gestão de relacionamentos e habilidades interpessoais para ajudá-los a lidar com situações delicadas de maneira mais eficaz e profissional.

Escopo X Recursos Limitados: quase sempre, os auditores internos precisam realizar seu trabalho com recursos limitados, o que pode dificultar a execução de auditorias abrangentes e comprometer a capacidade de identificar todos os riscos presentes nos processos e controles da organização. Sugestões para enfrentar o dilema de escopo versus recursos limitados na auditoria interna:

·         Priorização de riscos: realizar análise de riscos para priorizar as áreas de maior impacto e relevância; focar nos processos e controles mais críticos pode ajudar a maximizar a eficácia das auditorias mesmo com recursos limitados;

·         Planejamento estratégico: desenvolver um plano estratégico da Auditoria Interna que seja detalhado e que considere as limitações de recursos. O planejamento deve incluir uma abordagem escalonada, onde as auditorias mais abrangentes são realizadas em fases ou em ciclos;

·         Uso intensivo de tecnologia, de forma a aproveitar ferramentas de auditoria e tecnologia para automatizar tarefas e análises. Softwares de auditoria, análise de dados e inteligência artificial podem ajudar a melhorar a eficiência e a abrangência dos testes realizados;

·         Parcerias e consultorias: considerar a contratação de consultores externos para áreas específicas onde a expertise interna é limitada ou onde há necessidade de uma avaliação mais detalhada;

·         Capacitação da equipe: investir em treinamento contínuo para a equipe de auditoria pode melhorar a eficiência e a eficácia. Equipes bem treinadas podem realizar auditorias mais eficazes mesmo com menos recursos;

·         Comunicação com a alta administração: Discutir abertamente com a alta administração sobre as limitações de recursos e a necessidade de alocar mais recursos ou ajustar o escopo das auditorias. Ter o suporte da administração pode ajudar a obter recursos adicionais ou redefinir expectativas;

·         Utilização de métodos de amostragem estatística para realizar auditorias em uma parte representativa dos dados, o que quase sempre será mais viável do que tentar auditar toda a população.

Ética Profissional X Denúncia de Irregularidades: Os auditores internos devem manter elevados padrões de ética profissional em todas as suas atividades. No entanto, isso pode se tornar um dilema quando enfrentam situações que exigem decisões éticas complexas, como denunciar irregularidades envolvendo a alta administração ou órgãos de governança. Aqui estão algumas sugestões para enfrentar este dilema:

·         Adotar um Código de Ética rigoroso: Seguir um código de ética bem definido e amplamente aceito, como o Código de Ética do IIA (Instituto dos Auditores Internos), que orienta sobre a conduta profissional e os procedimentos para lidar com irregularidades. Caso a empresa não tenha seu próprio código de ética, recomendar a elaboração de um;

·         Estabelecer canais de denúncia anônimos para que os auditores – e demais funcionários – possam relatar irregularidades sem medo de represálias, protegendo a identidade do denunciante e encorajando a comunicação de problemas;

·         Consultar o Comitê de Auditoria ou o Conselho: Em situações complexas, buscar a orientação do comitê de auditoria ou do conselho de administração pode proporcionar uma abordagem mais objetiva e garantir que as irregularidades sejam tratadas adequadamente.

·         Buscar orientação jurídica e ética: consultar um advogado especializado em ética e compliance pode ajudar a entender as implicações legais e éticas de denunciar irregularidades, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões;

·         Manter uma documentação detalhada de todas as descobertas e decisões relacionadas a irregularidades é fundamental para não só proteger o auditor, mas também fornecer uma base sólida para a análise e a tomada de decisões;

·         Realizar treinamentos regulares sobre ética, compliance e procedimentos para a denúncia de irregularidades, tanto para os auditores como para todo o board da empresa.

·         Promover uma cultura de transparência e integridade como forma de reduzir o risco de irregularidades e aumentar a confiança na função de auditoria interna;

·         Manter a independência e a imparcialidade ajuda a garantir que as decisões sejam tomadas com base em princípios éticos, sem influências externas. Além disso, evitar participar de decisões de outras instâncias da empresa e fora dos trabalhos técnicos de auditoria interna contribui para manter a independência e a imparcialidade da Unidade de Auditoria Interna, principalmente se aquela decisão partir de áreas ou processos que compõem o universo auditável.

Mudanças nas normas e regulamentações: Os auditores internos precisam acompanhar constantemente as mudanças nas normas, regulamentações e melhores práticas de auditoria. Esse desafio é agravado pela constante evolução do ambiente regulatório, que exige atualização contínua para garantir que as auditorias estejam em conformidade com os padrões mais recentes. Para enfrentar este dilema:

·         Educação e treinamento contínuos para a equipe de auditoria, tais como participar de seminários, webinars e cursos especializados que ajudem a manter o conhecimento atualizado sobre as normas e melhores práticas;

·         Associações profissionais: tornar-se membro de associações profissionais, como o IIA (Instituto dos Auditores Internos) ou outras entidades relevantes, que oferecem recursos, publicações e atualizações sobre mudanças regulatórias e normativas;

·         Contratar consultores ou especialistas externos para ajudar a interpretar e implementar novas normas e regulamentações, pois podem fornecer insights e orientações específicas para garantir a performance;

·         Monitoramento de publicações e fontes oficiais, por exemplo assinar newsletters e acompanhar sites oficiais que forneçam informações relevantes sobre mudanças e atualizações;

·         Estabelecer processos internos para revisar e atualizar regularmente os procedimentos e políticas de auditoria em resposta a novas regulamentações e normas;

·         Formar comitês ou grupos de trabalho dedicados ao monitoramento de mudanças regulatórias e à implementação de práticas de conformidade dentro da organização;

·         Documentar todas as alterações nas normas e regulamentações e ajustar os procedimentos de auditoria conforme necessário, de forma a garantir que as práticas estejam sempre alinhadas com os requisitos mais recentes;

·         Realizar revisões periódicas e obter feedback sobre como as mudanças nas normas estão sendo implementadas e compreendidas e, conforme necessário, ajustar as estratégias para melhorar a conformidade e a eficácia.

Comunicação eficaz e objetiva X Comunicação construtiva: Transmitir de forma eficaz e objetiva os resultados das auditorias, especialmente quando envolvem problemas críticos que requerem ajustes, pode ser um dilema. A comunicação deve ser precisa e direta, mas também construtiva e recomendar melhorias nos processos, para assegurar que os resultados sejam compreendidos e aceitos sem gerar ruídos negativos. Dado que o nível de reporte da auditoria é elevado dentro da organização, é crucial equilibrar a clareza das informações com a necessidade de fornecer recomendações úteis para melhorias, promovendo um ambiente de melhoria contínua. Algumas opções para enfrentar o dilema:

·         Preparar relatórios claros e objetivos, destacando os problemas críticos de forma direta, mas que também incluam seções específicas para recomendações e ações corretivas. Utilizar linguagem simples e evitar jargões técnicos para garantir que todos os envolvidos compreendam as questões e as sugestões;

·         Fornecer feedback construtivo ao comunicar problemas, adotando uma abordagem que vá além de relatar as questões, oferecendo sugestões práticas e específicas para melhorias, destacando como as mudanças propostas podem beneficiar a organização e mitigar os problemas identificados;

·         Reuniões para discutir os resultados da auditoria com a equipe envolvida, o que permitirá uma troca de ideias mais dinâmica, facilitando a compreensão mútua e oferecendo oportunidade de esclarecer dúvidas e discutir soluções em tempo real;

·         Incluir exemplos ou casos de sucesso relacionados à implementação de melhorias sugeridas em relatórios de auditoria, mostrando como outras partes da organização ou empresas semelhantes resolveram problemas. Isso pode ajudar a contextualizar e validar suas recomendações;

·         Treinamento em técnicas de comunicação eficaz e construtiva, incluindo habilidades para apresentar informações de forma clara e objetiva, bem como para desenvolver recomendações que sejam úteis e bem recebidas;

·         Desenvolver modelo de relatório padronizado que inclua seções específicas para a descrição dos problemas, impacto, e recomendações de melhorias. Um formato padronizado pode ajudar a garantir que todas as auditorias sejam comunicadas de forma consistente e compreensível;

·         Envolver as partes interessadas processo de auditoria desde o início, permitindo que elas forneçam feedback sobre a abordagem e as recomendações propostas. Isso pode aumentar a aceitação das sugestões e ajudar a garantir que as comunicações sejam mais bem recebidas;

·         Ao relatar problemas, apresente não apenas as falhas, mas também destaque as soluções possíveis, mostrando um caminho claro para a resolução, de forma a ajudar transformar críticas em oportunidades de melhoria e promover uma atitude mais positiva em relação às auditorias.

Atuação do auditor X Impacto no clima do ambiente de trabalho: em alguns casos, os resultados das auditorias podem afetar negativamente o clima de trabalho das equipes auditadas, gerando reflexos negativos e potencialmente reduzindo a eficiência. Além disso, auditores internos podem enfrentar impactos pessoais em função dos resultados de seu trabalho, o que pode prejudicar seu crescimento dentro da organização e criar dificuldades na execução de futuras auditorias e interações com outras áreas. Aqui estão algumas opções para enfrentar os problemas relacionados a este dilema:

·         Desenvolvimento de habilidades de comunicação e diplomacia: os auditores devem receber treinamento em habilidades de comunicação e diplomacia para abordar as equipes auditadas de maneira construtiva e respeitosa. Isso ajuda a minimizar o impacto negativo e a promover uma colaboração mais eficaz;

·         Promoção de uma cultura de melhoria contínua que veja a auditoria como uma oportunidade para melhoria contínua em vez de um obstáculo. Isso pode ser feito através da comunicação clara sobre os benefícios da auditoria e do foco em soluções e melhorias;

·         Fornecer feedback regular e construtivo para as equipes auditadas, destacando tanto os pontos fortes quanto as áreas que precisam de melhoria. Isso ajuda a manter o moral e a motivação da equipe, além de reduzir a resistência à auditoria;

·         Envolver as partes interessadas e as equipes auditadas no processo de auditoria desde o início, que pode incluir discussões preliminares sobre o escopo e os objetivos da auditoria, ajudando a alinhar expectativas e reduzir tensões;

·         Oferecer suporte e formação pós-auditoria para as equipes auditadas com base nos resultados da auditoria, o que pode ajudar a resolver problemas identificados e a melhorar o desempenho, mostrando que a auditoria tem um propósito positivo;

·         Manter processos de auditoria transparentes e bem documentados, garantindo que todos os envolvidos entendam o propósito e o processo da auditoria. O objetivo é que a transparência pode reduzir a percepção de suposta arbitrariedade e ajudar a construir confiança;

·         Reconhecer e valorizar as contribuições dos auditores internos e das equipes auditadas tende a mostrar apreço pelos esforços e resultados e pode ajudar a melhorar o moral e o clima organizacional;

·         Estabelecer uma política de ação corretiva e de acompanhamento dos resultados da auditoria permite assegurar que as recomendações sejam práticas e acompanhadas de suporte para sua implementação, situação que pode ajudar a minimizar o eventual impacto negativo;

·         Incentivar um ambiente de colaboração entre auditores e equipes auditadas, estabelecendo uma abordagem colaborativa para reduzir a sensação de antagonismo e promover uma atmosfera mais positiva e produtiva.

Os dilemas enfrentados pelos auditores, como visto acima, são desafios que exigem uma abordagem estratégica e sensível. A implementação das sugestões apresentadas pode ajudar a minimizar os efeitos negativos e maximizar a eficácia da auditoria, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo. Além disso, enfrentar esses desafios com uma mentalidade construtiva assegura que as auditorias sejam vistas como oportunidades de aprimoramento e não apenas como barreiras. Por fim, é fundamental reconhecer que as práticas sugeridas e estratégias discutidas devem ser adaptadas às características específicas de cada empresa, conforme a estrutura organizacional, a cultura e os processos únicos de cada organização, que devem orientar a aplicação das técnicas e métodos de auditoria com vistas a realizar sua função de maneira eficaz, contribuindo para a continuidade dos negócios e a criação de valor sustentável para a organização.

 * Este texto fará parte de um capítulo do livro Auditando tudo: A Auditoria como Elemento Fundamental para a Governança, ainda sem data de lançamento.

** The IIA Brasil. Os principais dilemas do auditor interno. Disponível em < https://iiabrasil.org.br//noticia/os-principais-dilemas-do-auditor-interno?utm_campaign=blog___-_os_principais_dilemas_do_auditor_interno&utm%E2%80%A6>. Publicado em 21 nov. 2023. Acesso em ago. 2024.